Rittenadministratie sluit niet

Een werknemer met een auto van de zaak heeft een verklaring geen privégebruik. De werkgever krijgt van de Belastingdienst het verzoek om een vragenformulier Loonheffingen Geen Privégebruik Auto in te vullen en een rittenregistratie te overleggen. Een praktijkgeval dat uiteindelijk bij de belastingrechter terecht komt.

Vragenformulier en nader bewijs
In reactie op het verzoek stuurt de werkgever het ingevulde vragenformulier met daarbij een rittenregistratie (de eerste rittenregistratie) naar de Belastingdienst.

Dan volgt een verzoek van de Belastingdienst om nader bewijs te leveren. De eerste rittenregistratie voldoet namelijk niet aan de wettelijke eisen. De werkgever komt met nader bewijs, maar ontvangt weer een vragenbrief. Dit herhaalt zich nog drie maal. De reacties van de werkgever blijven volgens de Belastingdienst echter onvoldoende sluitend. Er volgt een naheffingsaanslag met boete.

Bezwaarprocedure
In de bezwaarprocedure tegen de aanslag komt de werkgever met een aangepaste rittenregistratie (de tweede rittenregistratie). Het bezwaar wordt ongegrond verklaard omdat er verschillen zijn tussen de eerste en de tweede rittenregistratie, en omdat  kilometerstanden die niet aansluiten bij de sleutelhistorie.

Procedure bij de rechter
Volgens de wet blijft een bijtelling alleen achterwege als de werkgever overtuigend kan aantonen dat de auto voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden is gebruikt. Op de werkgever rust dus een verzwaarde bewijslast. Hiertoe kan een sluitende rittenregistratie worden bijgehouden. Het bewijs mag echter ook op een andere wijze worden geleverd.

De werkgever heeft op de zitting gesteld dat uitgegaan dient te worden van de tweede rittenregistratie. Deze voldoet echter niet aan de vereisten. Bovendien wijkt de tweede rittenregistratie af van de eerste, is ook de tweede rittenregistratie niet sluitend en heeft de werkgever de door de Belastingdienst geconstateerde verschillen erkend. In de tweede rittenregistratie is bovendien ongeveer 3.800 kilometer verantwoord met als omschrijving “omrijkilometers/lunch/werkbezoek/parkeren/diner/overnachtingen/broodje onderweg, parkeren”, terwijl de gereden routes en bezochte adressen voor deze extra kilometers niet zijn vermeld.

Oordeel rechter
Daarom kan aan de tweede rittenregistratie niet de vereiste bewijskracht worden ontleend. Naar het oordeel van de rechter is de werkgever dan ook niet geslaagd in de op hem rustende zware bewijslast om aan de hand van een rittenregistratie aan te tonen dat met de auto niet meer dan 500 kilometer privé is gereden.

De werkgever heeft met wat hij heeft aangevoerd en met de overgelegde stukken ook anderszins niet doen blijken dat met de auto niet meer dan 500 kilometer privé is gereden. De enkele stelling dat de werknemer ook twee andere auto’s tot zijn beschikking heeft, is onvoldoende. De aanwezigheid van andere vervoersmiddelen sluit immers niet uit dat (ook) met deze auto meer dan 500 kilometer per jaar in privé wordt gereden.

Let op: Zonder een sluitende rittenregistratie maakt u het zichzelf heel moeilijk om bij een controle door de Belastingdienst bijtelling met boete te voorkomen.