Rittenadministratie hersteld

Een zzp-er heeft een Peugeot 3008 op de zaak. In privé is er een Peugeot 306. Voor de zakelijke auto houdt hij in Excel een rittenadministratie bij. Tijdens een boekenonderzoek blijkt dat de Excel beschadigd is. De zzp-er maakt een reconstructie met het nog leesbare deel van de Excel, zijn urenregistratie, zijn agenda, zijn facturen en een routeplanner. Maar de reconstructie is niet sluitend en bevat verschillen met kilometerstanden volgens de FIOD infodesk. Wel of geen bijtelling privégebruik?

Tweede reconstructie
De zzp-er heeft, met dank voor de extra informatie van de FIOD, een verbeterde reconstructie gemaakt. Deze is nagenoeg sluitend en geeft over de gecontroleerde jaren telkens een privégebruik aan van minder dan 500 kilometer.

Standpunt Belastingdienst
Er is geen sprake van een sluitende en dagelijks bijgehouden rittenregistratie. De achteraf (bij twee gelegenheden) herstelde rittenregistratie is niet controleerbaar en bevat een aantal aantoonbare gebreken. Van een aantal veel voorkomende ritten heeft de Belastingdienst met behulp van verschillende routeplanners de afstand berekend. Uit die berekeningen volgt dat de geregistreerde kilometerstanden niet juist kunnen zijn.

De kilometerstanden in de tweede herstelde versie zijn niet ontleend aan daadwerkelijk geregistreerde kilometerstanden. In zijn bewijsnood is de zzp-er naar de FIOD-kilometerstanden toe gaan rekenen. Verder zijn er inconsistenties tussen de twee versies van de herstelde rittenregistratie. Het aantal kilometers per rit verschilt soms tussen de versies. Ook staan er in de twee versies soms andere ritten vermeld, zodat zonder primaire bescheiden niet te controleren is of de ritten in de tweede herstelde rittenregistratie juist zijn.

Overwegingen rechter
Bijhouden van een rittenregistratie, die voldoet aan de gestelde vereisten, is de gemakkelijkste manier om te voldoen aan de bewijslast dat een zakelijke auto voor niet meer dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden wordt gebruikt.

Een rittenregistratie is echter niet de enige mogelijkheid om aan die bewijslast te voldoen. Sterker nog, zelfs alleen de eigen verklaring van de belastingplichtige kan genoeg zijn: het gaat erom hoeveel gewicht die verklaring in de schaal legt. Van belang is dat niet het precieze aantal gereden (privé)kilometers moet worden bewezen. Het gaat om het niet overschrijden van de grens van 500 privékilometers per kalenderjaar. De zzp-er hoeft dus niet tot achter de komma te bewijzen hoeveel kilometers hij privé heeft gereden, maar alleen dat het er niet meer dan 500 zijn geweest.

Toetsing rechter
De rechtbank is van oordeel dat de opzet van de rittenregistratie op zichzelf geen slechte weergave is van het gebruik van de auto. De registratie bevat echter geen exacte adressen, zodat de rittenregistratie niet voldoet aan de daaraan gestelde eisen.

De rechtbank vindt dat de zzp-er zijn best gedaan heeft om de rittenregistratie zo nauwkeurig als mogelijk te herstellen. Het achteraf herstellen heeft echter tot gevolg gehad dat er problemen zijn ontstaan in de rittenregistratie. Zo zijn er nog steeds aansluitverschillen en wordt voor veel ritten telkens exact hetzelfde aantal gehele kilometers weergegeven. Uit de manier waarop de rittenregistratie is opgezet, leidt de rechtbank af dat de zzp-er zich wel altijd bewust geweest is van de noodzaak om zijn ritten goed bij te houden.

De rechtbank moet echter beoordelen of de zzp-er met hetgeen hij als bewijs heeft aangevoerd, slaagt in de op hem rustende zware bewijslast. Vervolgens gaat de rechter per controlejaar toetsen of hij overtuigd is dat in dat jaar minder dan 500 kilometers privé zijn gereden met de zakelijke auto. Dat is bij twee van de vijf controlejaren het geval.

Let op: Om bijtelling te voorkomen, is een kilometeradministratie die aan de vereisten voldoet de makkelijkste manier. Maar als het moet, kan het anders, bijvoorbeeld als de digitaal opgestelde kilometeradministratie beschadigd is. De uitkomst staat dan niet vast.